Financial Reporting and Management Reporting Systems

IS Functions of GLS

Sistem buku besar harus:

1.      Mengumpulkan data transaksi cepat dan akurat.

2.      Mengklasifikasikan / kode data dan rekening.

3.      Mempertahankan pengendalian akuntansi (misalnya debet = kredit).

4.      Proses transaksi data

·         Memposting transaksi ke rekening yang tepat

·         Memperbarui rekening buku besar dan file transaksi

·         Penyesuaian catatan ke rekening

5.      Store transaction data.

6.      Menghasilkan laporan keuangan tepat waktu.

Relationship of GLS to Other Information Subsystems

GLS database

1. Buku besar master file, FRS pokok file berdasarkan bagan akun
2. File sejarah buku besar, digunakan untuk dukungan keuangan komparatif
3. Jurnal berkas voucher, semua voucher jurnal periode berjalan
4. Jurnal berkas sejarah voucher, voucher jurnal periode masa lalu untuk audit trail
5. File pusat pertanggungjawaban, data keuangan oleh pusat tanggung jawab MRS
6. Anggaran master file, anggaran data dengan pusat-pusat tanggung jawab MRS

 Journal Voucher Layout for a General Ledger Master File

Financial Reporting Process

Laporan GLS

1.        Analisis umum buku besar

• Daftar transaksi
• Alokasi biaya untuk pusat biaya
• Perbandingan saldo rekening dari periode sebelumnya
• trial balances

2.        Laporan keuangan

• Neraca keuangan
• Laporan laba rugi
• Laporan arus kas

3.        Laporan Manajerial

• Analisis penjualan
• Analisis kas
• Analisis piutang

4.        Bagan akun:  Kode daftar rekening

Potensi Risiko di GL / FRS

1.      Jurnal tidak benar /siap

2.      Jurnal yang belum dikirim

3.      Debit tidak sama dengan kredit

4.      Subsidiary tidak sama dengan G/L control accounts

5.      Akses yang tidak pantas ke G / L

6.      Kurangnya audit trail

7.      Data hilang atau rusak

8.      Saldo rekening yang salah karena voucher jurnal yang tidak sah atau tidak benar

GL/FRS Control Issues

1.        Otorisasi transaksi yaitu voucher jurnal harus disahkan oleh manajer di dept sumber

2.        Pemisahan tugas - G / L pegawai tidak diperbolehkan

•        Memiliki tanggung jawab pencatatan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu
•        Mempersiapkan voucher jurnal
•        Memiliki hak asuh aset fisik

3.        Kontrol akses

•        Akses tidak sah ke G / L dapat mengakibatkan kesalahan, penipuan, dan kekeliruan dalam laporan keuangan.
•        Sarbanes-Oxley membutuhkan kontrol yang membatasi akses database untuk individu yang berwenang.

4.        Catatan akuntansi yaitu dokumen sumber dari awal atas laporan keuangan dan sebaliknya

5.        Verifikasi independen, G / L dept. mendamaikan voucher jurnal dan ringkasan.

6.        Dua laporan operasional penting yang digunakan:

•        Daftar voucher jurnal yaitu rincian setiap voucher jurnal diposting ke G / L
•        Laporan perubahan buku besar yaitu efek voucher jurnal diposting ke G  / L account

Real-Time GL/FRS

Peran Voucher Journal

1.        Sistem GL Batch

• Aplikasi pengolahan transaksi meringkas dan capture transaksi di voucher jurnal mana mereka ditahan, review, dan kemudian diposting ke GL tersebut.
• Voucher jurnal adalah kewenangan dan sumber posting GL.

2.        Sistem GL Real-Time

•        Setiap transaksi diposting langsung ke buku besar dan voucher jurnal dibuat bersamaan.
•       Voucher jurnal dalam sistem ini tidak mengizinkan entri GL. Sebaliknya, ia menyediakan sebuah posting referensi dan audit trail, menghubungkan akun Ringkasan transaksi GL

Laporan HTML

Banyak perusahaan memposting laporan keuangan di situs Web mereka menggunakan HTML (Hyper Text Markup Language). Laporan HTML tidak dapat dengan mudah diproses melalui otomatisasi TI. Solusinya adalah XBRL  yaitu sebuah turunan dari XML

XML: eXtensible Markup Language

XML adalah  meta-bahasa untuk menggambarkan bahasa markup. Extensible berarti bahwa setiap bahasa markup dapat dibuat dengan menggunakan XML. Penciptaan bahasa markup mampu menyimpan data dalam bentuk relasional, di mana tag (format perintah) dipetakan ke nilai data dapat digunakan untuk memodelkan struktur data database internal organisasi.

HTML and XML Documents

XBRL: eXtensible Business Reporting Language

XBRL adalah  bahasa berbasis XML untuk standardisasi metode untuk mempersiapkan, penerbitan, dan bertukar informasi keuangan, misalnya, laporan keuangan. XBRL memiliki keuntungan :

1. Menawarkan bisnis diperluas informasi keuangan untuk semua pihak yang berkepentingan hampir seketika.

2.    Perusahaan yang menggunakan teknologi database XBRL dapat lebih mempercepat proses pelaporan.

3.    Konsumen mengimpor dokumen XBRL ke database internal dan alat analisis untuk sangat memudahkan proses pengambilan keputusan mereka.

Implications for Accounting

Audit implikasi untuk XBRL

1.    Penciptaan taksonomi, hasil taksonomi yang salah dalam pemetaan valid dapat menyebabkan kekeliru bahan data keuangan

2.        Validasi dokumen misalnya, memastikan bahwa taksonomi yang tepat dan tag telah diterapkan

3.        Mengaudit lingkup dan jangka waktu, dampak pada tanggung jawab auditor sebagai konsekuensi dari distribusi real-time dari laporan keuangan

XBRL Reporting: Current State

XBRL menjadi kendaraan utama untuk menyampaikan laporan bisnis untuk investor dan regulator. Sudah diperlukan untuk :

•          US banking call reports (FDIC)
•          Committee of European Banking Supervisors
•          UK’s HMRC (setara dengan IRS)
•          The SEC's deployment was launched in 2010 in phases, with the largest filers going first

Controlling the GL/FRS

Potensi risiko ke FRS termasuk

1.        Cacat audit trail

2.        Akses tidak sah ke buku besar

3.        Rekening GL yang tidak seimbang dengan akun anak

4.        Saldo rekening GL tidak benar karena voucher jurnal yang tidak sah / tidak benar

Risiko ini dapat mengakibatkan penyajian laporan keuangan salah.

COSO Control Issues

1.        Otorisasi transaksi, Sistem voucher jurnal

2.    Pemisahan tugas, Akses ke rekening GL tidak harus dikombinasikan dengan tanggung jawab pencatatan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu, persiapan voucher jurnal atau tahanan aset fisik

3.   Kontrol akses, SOX memerlukan kontrol untuk membatasi akses hanya ke individu yang berwenang

4.        Rekaman akuntansi, Jejak audit ini penting untuk pencegahan dan koreksi kesalahan

5.        Verifikasi independen

•       Daftar voucher jurnal
•        Laporan perubahan buku besar

COSO Control Issues: IT

Kontrol Aplikasi IT

Kontrol Input / Proses / Output melayani tujuan yang sama dalam GLS seperti dalam aplikasi pemrosesan transaksi. Posting langsung ke GL perlu perhatian khusus karena rekonsiliasi dan jurnal voucher

•          Risiko kesalahan logika aplikasi sistematis.
•     Integritas aplikasi harus efektif dipastikan melalui sistem pembangunan / program perubahan.

Management Reporting Systems

Menghasilkan informasi keuangan dan non keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk "rencana, mengevaluasi, kontrol". Biasanya dilihat sebagai pelaporan diskresioner. Bisa membantah bahwa Sarbanes-Oxley membutuhkan MRS. MRS menyediakan sarana formal untuk memantau pengendalian internal

Factors That Influence MRS Design 

1.    Prinsip manajemen

     a.       Formalisasi tugas

Struktur perusahaan yang dilakukan di sekitar tugas bukan di sekitar keterampilan individu yang unik memungkinkan spesifikasi informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tugas-tugas

      b.      Tanggung jawab dan wewenang

§  Tanggung jawab yaitu kewajiban untuk mencapai hasil yang diinginkan

§  Wewenang yaitu kekuasaan untuk membuat keputusan dalam batas-batas tanggung jawab

§  Didelegasikan oleh manajer kepada bawahan

§  Mendefinisikan saluran pelaporan vertikal melalui mana informasi mengalir

            c.         Rentang kendali

§  Jumlah bawahan langsung di bawah kendali manajer

§  Laporan rinci untuk manajer dengan rentang kendali yang sempit

§  Informasi dirangkum untuk manajer dengan rentang yang luas dari pengendalian

                   

          

Narrow Span of Control                                 Wide Span of Control

            d.      Manajemen dengan pengecualian

§  Manajer harus membatasi perhatian mereka ke daerah-daerah potensi masalah.

§  Laporan harus fokus pada perubahan faktor kunci yang gejala dari masalah potensial.

Management Level and Decision Type

2.    Manajemen Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan

a.    Keputusan perencanaan strategis

§  Tujuan dan sasaran perusahaan

§  Ruang lingkup kegiatan usaha

§  Struktur organisasi

§  Filosofi manajemen

§  Jangka panjang, dengan ruang lingkup yang luas dan dampak

§  Non-recurring, dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi

§  Membutuhkan informasi yang sangat diringkas

§  Membutuhkan sumber informasi eksternal & internal

b.    Keputusan perencanaan taktis

§  Keputusan strategis

§  Jangka pendek

§  Tujuan khusus

§  recur often

§  Hasil cukup yakin

§  Dampak terbatas pada perusahaan

c.    Keputusan kontrol manajemen

§  Menggunakan sumber daya yang produktif mungkin dalam semua bidang fungsional

§  Mengevaluasi kinerja bawahan terhadap standar

§ Sulit mengukur kinerja  karena keputusan suara dengan keuntungan jangka panjang dapat berdampak negatif jangka pendek.

d.   Keputusan pengendalian operasional

§  Berurusan dengan tugas-tugas rutin

§  Fokus sempit, tergantung pada rincian

§  Sangat terstruktur

§  Jangka waktu yang singkat

e.    Tiga elemen dasar atau langkah-langkah

§  Menetapkan standar pencapaian

§  Mengevaluasi kinerja

§  Mengambil tindakan korektif

3.    Struktur masalah

Mencerminkan dan mempengaruhi seberapa baik para pengambil keputusan memahami dan memecahkan masalah. Elemen struktur masalah:

•           Data
•            Prosedur
•     Tujuan

Laporan manajemen

Tujuan laporan manajemen harus memiliki nilai atau informasi konten. Laporan harus :

v  Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi pengambil keputusan

v  Mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif

Laporan Atribut

v  Relevansi yaitu berguna untuk pengambilan keputusan

v  Summarization yaitu tingkat yang sesuai detail

v  Orientasi pengecualian yaitu mengidentifikasi risiko

v  Akurasi yaitu bebas dari kesalahan bahan

v  Kelengkapan  informasi penting

v  Ketepatan waktu untuk keputusan

v  Keringkasan, format dimengerti

4.    Jenis Laporan Manajemen
 Laporan diprogram:

a.      Laporan terjadwal : diproduksi pada selang waktu tertentu, misalnya, mingguan

b.     Laporan on-demand : dipicu oleh peristiwa, misalnya, tingkat persediaan turun ke tingkat tertentu

Laporan ad hoc:

a.       Dirancang dan dibuat "sebagai dibutuhkan"

b.      Situasi timbul yang membutuhkan informasi baru

5.    Responsibility Accounting

§  Menyiratkan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat ditelusuri individu ke manajer

§  Menggabungkan prinsip dasar bahwa tanggung jawab-daerah manajer bertanggung jawab untuk item yang mereka control

Setting Financial Goals: Budgeting

v    Penganggaran  membantu manajemen mencapai tujuan keuangan dengan menetapkan tujuan yang terukur untuk setiap segmen organisasi.

v      Informasi anggaran mengalir ke bawah dan menjadi semakin rinci pada setiap tingkat yang lebih rendah.

v      Informasi kinerja mengalir ke atas laporan tanggung jawab.

Responsibility Centers

v      Pusat biaya, bertanggung jawab untuk menjaga biaya dalam batas anggaran

v      Profit center, bertanggung jawab untuk kedua pengendalian biaya dan pendapatan generasi

v Pusat investasi, memiliki wewenang untuk membuat berbagai keputusan yang mempengaruhi biaya, pendapatan, dan investasi dalam asset

6.    Behavioral considerations

Behavioral Considerations:  Goal Congruence

•         MRS dan skema kompensasi membantu untuk tepat menetapkan wewenang dan tanggung jawab.
•        Jika langkah-langkah kompensasi tidak dirancang dengan hati-hati, manajer mungkin terlibat dalam tindakan tidak optimal bagi organisasi.

Behavioral Considerations: Information Overload

•             Terjadi ketika manajer menerima informasi lebih dari yang mereka dapat mengasimilasi.
•    Dapat menyebabkan manajer untuk mengabaikan informasi formal dan informal yang mengandalkan-mungkin lebih rendah-isyarat ketika membuat keputusan.

Behavioral Considerations: Performance Measures

Ukuran kinerja yang tepat

•       Merangsang perilaku konsisten dengan tujuan perusahaan.
•             Manajer mempertimbangkan semua aspek yang relevan, bukan hanya satu.

Contoh tindakan yang tidak pantas:

•             Varians harga dapat mempengaruhi kualitas barang yang dibeli
•     Kuota dapat mempengaruhi kontrol kualitas, efisiensi pemakaian bahan, hubungan kerja, pemeliharaan tanaman
•    Tindakan keuntungan dapat mempengaruhi investasi pabrik, pelatihan karyawan, tingkat cadangan persediaan, kepuasan pelanggan

SUMBER :

James A. Hall-Accounting Information Systems-Cengage Learning (2010)-PP-08-new